Organiser un séminaire : faire appel à un venue finder ?

L’organisation de séminaires n’a jamais autant été à la mode : ces événements professionnels participent à la bonne marche de l’entreprise. Le fait de rassembler des collaborateurs dans un lieu autre que l’entreprise contribue à recréer une bonne cohésion d’équipe et est un excellent vecteur pour communiquer sur des événements importants.

Si vous devez organiser un séminaire d’entreprise mais que vous manquez de temps, vous pouvez faire appel à un venue finder. Si ce terme vous est étranger, lisez ce qui suit : cela va sans doute vous permettre de gagner un temps précieux.

Qu’est-ce qu’un venue finder ?

Comment savoir quel lieu est plus propice qu’un autre en fonction de la nature de l’événement ? Une soirée, un séminaire ou une convention ; s’ils sont tous les trois des événements liés au monde entrepreneurial ; n’ont pas forcément la même visée.

C’est justement le travail d’un venue finder ; agence indépendante qui se spécialise dans la recherche d’endroits qualitatifs pour ses clients ; des entrepreneurs, le plus souvent.

Certains sont payants, d’autres offrent la particularité d’être un venue finder gratuit, à l’instar d’Aléou, qui propose grâce à SOS EVENTS de vous aider à organiser votre séminaire d’entreprise gratuitement.

Organiser un séminaire à moindre coût :

Il peut être difficile ; dans un temps imparti quelquefois court ; d’organiser un événement professionnel. Pour limiter les coûts, il faudrait être en possibilité de comparer des dizaines d’offres pour déterminer celle qui présente le meilleur rapport qualité prix.

Une activité assez chronophage, surtout que rien, à part des commentaires de clients, ne peut réellement indiquer quel est le niveau de la prestation proposée. Passer par un prestataire extérieur vous offre la possibilité de réduire considérablement votre champ de recherche, pour trouver les lieux les plus adaptés.

Quelles sont les infos à fournir à votre « venue finder » ?

Les démarches sont très simples pour bénéficier de cet accompagnement. D’autant que deux solutions s’offrent à vous, si vous êtes entrepreneur. Vous pouvez remplir un formulaire ou exprimer vos desiderata par téléphone.

Dans les deux cas, et ce, pour optimiser la recherche, vous seront demandés : le lieu où vous souhaitez organiser votre séminaire. Celui-ci n’est pas forcément à proximité de votre entreprise. Le dépaysement peut jouer un rôle dans la réussite de votre projet.

Le type d’événement est à spécifier pour trouver le lieu le plus propice. Si le séminaire est l’occasion de travailler sur un nouveau projet, il est par exemple, recommandé de trouver un lieu un peu retiré et au calme. Ce qui ne sera pas forcément le cas pour une soirée, organisée pour récompenser le travail annuel de vos collaborateurs.

Bien entendu, vous devez indiquer les dates de début et de fin de votre événement et le budget que vous pouvez allouer à ce poste de dépense. En fonction de tous ces éléments, l’agence spécialisée se charge de tout mettre en œuvre pour que votre séminaire vous laisse un souvenir inoubliable, tout en respectant à la lettre vos consignes.