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Comment protéger ses documents papiers en cas d’incendie ?

La perte de documents peut avoir des répercussions importantes sur les activités de votre entreprise. L’incendie étant la principale cause de ces pertes, il est primordial de trouver des solutions pour protéger ses documents papiers en cas d’incendie.

Installer un système de protection incendie

L’installation d’un dispositif préventif est le premier réflexe pour protéger ses documents papiers en cas d’incendie. De ce fait, l’espace d’archives doit disposer d’un matériel permettant d’éteindre un incendie tel que les extincteurs portables. Ces équipements devront être installés dans des endroits apparents pour être facilement accessibles. Il est donc conseillé de les accrocher près des portes. La puissance du matériel, également, devra être en conformité avec la superficie du lieu de stockage.

En plus des extincteurs, il faudra aussi mettre en place des détecteurs de fumée qui permettent de prévenir les services compétents en cas d’incendie, des sprinklers qui sont des systèmes d’extinction automatique à eau qu’il est recommandé d’installer au plafond ou dans les rayonnages. Mais également une lance à incendie qui doit être à l’intérieur de la salle ou à proximité.

Les mesures de sécurité

La cigarette est l’un des éléments responsable de la plupart des incendies. Il est par conséquent déconseillé de fumer au sein des entreprises. Pensez donc à installer un panneau de rappel dans la salle d’archives pour aviser vos collègues et visiteurs qu’il est interdit de fumer dans la pièce. La présence de matériaux inflammables ou d’équipements qui altèrent la température au risque d’endommager les documents est également à éviter.

En outre, il est judicieux de faire recours à la technologie afin de  garantir un stockage sécurisé de vos données. Les documents importants au format papier devront être dématérialisés pour ensuite être stockés dans un coffre-fort électronique. Vous pouvez ainsi accéder à l’ensemble de vos dossiers de manière simple et rapide tout en ayant la garantie de leur disponibilité. L’usage d’un scanner vous permet au besoin de tirer le document sous format papier.

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